Saját bőrünkön tapasztaltuk, hogy nagyon hamar elfáradunk, ha egy napra több megbeszélést is szervezünk. Ez adta az ötletet, hogy kicsit utánanézzük, mások mit gondolnak az üzleti találkozók és egyeztetések hatékonyságáról. Nem sok jót.
Hiszünk benne, hogy szükség van a személyes kapcsolattartásra – nem véletlenül választottuk a közösségi irodázást a Muse-ban. Ugyanakkor azt is tudjuk, hogy a túl sok találkozó fáradtsághoz, és sok-sok halogatott feladathoz vezet. Hogyan küszöbölhetjük ki ezt és miért jutottunk arra, hogy kevesebb megbeszélést kell szerveznünk? Már mondjuk is az érveinket!
Hosszú
Alaphelyzet, hogy a megbeszélések hosszát nem a szükséges idő szerint osztjuk be, hanem a naptárunk szerint. A legtöbben 30 és 60 perces időszakokban gondolkodnak, és az fel sem merül, hogy egy jól felkészült csapat a kijelöltnél kevesebb idő alatt is megbeszélhet, netán megoldhat egy kérdéskört. És ha meg is oldja, akkor sem fejezik be a megbeszélést, hanem kitöltik – felesleges beszéddel – a rendelkezésükre álló időt. Mindannyian beleestünk már ebbe a hibába, de hidd el, sosem késő változtatni.
Drága
Eljátszottál már a gondolattal, hogy mennyi a körülötted ülők és a te óradíjad összege az együtt töltött időben? Most biztosan egészen biztosan utánaszámoltál és megdöbbentél az összegen. Teljesen érthető. Ha a meetingek pontos pénzügyi vonzatát látod, akkor gyorsan be fogod látni, hogy hosszú távon jobban jársz, ha a megbeszélések minimalizálására törekszel.
Felkészületlenek a partnerek
A közös „hangos gondolkodás” nem hatékony. Célszerű, ha a megbeszélésre már mindenki kész ötletekkel és javaslatokkal érkezik, hogy ne a helyszínen kelljen nulláról indítva felépíteni a mondanivalót. Ez persze előzetes felkészülést és tervszerűséget igényel, aminek a többség nem tesz majd eleget. Ha a találkozók szabályrendszere előre le van fektetve és mindenki tudja, hogy mit várhat el a másiktól, előbb-utóbb az előre felkészülés is magától értetőtő lesz.
Hiányoznak a konrétumok
A nagy beszélgetés közben sokszor pont a konkrétumok vesznek el: például hogy ki, mikorra, és hogyan végzi el az adott feladatot. Mivel ezekről nem esik szó, a projekt nem halad megfelelően, előre lépés helyett toporgás lesz a megbeszélés eredménye.
Mire figyelj, ha megbeszélésre készülsz?
- Légy pontos! Ne késs el, mert ez megakaszthatja a többiek napját is.
- Légy felkészült! A találkozó előtt szánd rá magad a mondandód átgondolása, a tervek kidolgozására. Készíts előtte jegyzeteket.
- Jól építsd fel a mondanivalódat! Koncentrálj a lényegre: csak azokat a részleteket mondd el, amik valóban a tárgyhoz tartoznak.
- Mondj nemet! Ha úgy érzed, hogy az adott témát személyes találkozás nélkül is tudjátok egyeztetni emailben, Skype-on vagy telefonon, akkor mondj nemet a találkozóra.
A Muse közösségi irodában egyedül, de a csapatoddal is kényelmesen dolgozhatsz. A kisebb tárgyalókból álló szobákat fix időszakra, illetve alkalomszerűen is kibérelhetitek, attól függően, hogy éppen mire van szükségetek. További részletek a Muse weboldalán.